Was ist ein papierloses Büro?
Ein papierloses Büro verzichtet auf papiergebundene Dokumente und nutzt, zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzsteigerung und Umweltschutz, dafür EDV-gestützte Verfahren.
Alle Prozesse, die potenziell digitalisiert werden können, sollen zu diesem Zweck auch tatsächlich digitalisiert werden.
Analog sollen nur noch jene Prozesse stattfinden, die aus rechtlichen Gründen keine digitale Lösung erlauben.
Der Wandel zum papierlosen Büro ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern bietet Ihnen auch die Möglichkeit bisher ungenutzte Potentiale zu nutzen:
- Dokumenten Management
- Digitalisierung und Archivierung alter Papierdokumente
- Papierlose Rechnungen, Angebote, Anträge und Bewilligungen
- Digitalisierung einkommender Briefpost
- Elektronische Signatur
- Verschlagwortung zur Wiederauffindbarkeit
Kosten je Prozessschritt „Rechnungserstellung“
Bereits am einfachen Beispiel des Prozesses zur Rechnungserstellung lässt sich leicht erkennen, welche Potentiale auf dem Tisch stehen. Die Gesamtersparnis pro erstellte Rechnung beträgt im Durchschnitt 6,60 €, das heißt 59%. Diese gewonnenen Ressourcen können nun eingesetzt werden, um kreative Aufgaben zu voranzutreiben.
- € (Papier)
- € (EDV)
Sehr schnelle Umsetzung innerhalb unserer operativen Strukturen. Schön, dass solch ein großes Thema langsam ausgerollt, aber schnell umgesetzt ist. So verliert man nicht weiterhin unnötigen Ressourcen und das Unternehmen hat trotzdem Zeit sich an die Digitalisierung zu assimilieren.
Wir fühlen uns gut betreut und schätzen vor allem den direkten und vertrauensvollen Austausch. Für uns zeichnen ehrliche Rückmeldungen und klare Kommunikation eure Berater aus. Auch die Unterstützung bei den organisatorischen Aspekten der Inbetriebnahme war für uns Gold wert.
Wie sieht unsere Lösung aus?
Funktionen des Moduls „Papierloses Büro“:
DSGVO Compliance Wizard
Erstellt alle nötigen Aufgaben und Verantwortungen anhand Ihrer Angaben in der Bestandsaufnahme. Es werden alle relevanten Geschäftsabläufe erfasst und alle nötigen Dokumentationen und Formulare erstellt und gespeichert.
Ausgehende Post
Ermöglicht die automatische Erstellung und den Versand von Rechnungen, Anträgen oder sonstigen Dokumenten über eine Weboberfläche, eine Mobile App oder aus bestehenden Softwaresystemen heraus.
Eingehende Post
Ermöglicht das Einscannen eines Briefes mit automatisch ablaufender Digitalisierung des Inhaltes. Eine integrierte KI erkennt und erfasst alle nötigen Daten und legt ein entsprechendes Objekt im nötigen System an.
Interne Formulare
Urlaubsantrag, Vertreterregelung, Bewerber-Management, Reisekostenabrechnung, Angebotsversand, Arbeitszeitnachweise, ….
Alles einen Klick entfernt. Und das komplett programmierfrei.
Datenschutz- &
Einwilligungs-
erklärung
Wizard zur Erstellung einer Datenschutzerklärung mit Hinweisen auf Sachverhalte, die implementiert werden müssen (anhand der bestehenden Geschäftsabläufe). Veranlasst die Prüfung und Veröffentlichung nach Änderungen.
Was sind die Vorteile der Lösung?
Unsere Lösung kombiniert Business Process Modelling (BPM) direkt mit den ausführenden Instanzen, so ist der modellierte Prozess auch direkt einsatzfähig. Wir digitalisieren Ihre Geschäftsabläufe ohne zusätzlichen Programmieraufwand. Den haben bereits andere für Sie übernommen.
Workflow-Engine
Für einen komplikationslos laufendes Tagesgeschäft müssen Sie sich auf Ihre Technik verlassen können. Das ist leicht, wenn man mit einem von Marktbegleitern erprobtem, stabilen System arbeitet, welches budgetgerecht bereits in kleinen und mittelständischen Unternehmungen eingesetzt werden kann.
Nutzen Sie die inkludierten und programmierfrei individualisierbaren Oberflächen zur Erstellung von Formularen, Anträgen, Verträgen oder Vollmachten auf allen mobilen Endgeräten und im favorisiertem Webbrowser.
Die verwendete Software unterstützt die Konfiguration und Kommunikation von und mit allen Formen von externen Datenbanken, Web Services und SharePoint-Objekten sehr komfortabel. Denn immer noch ist alles für Sie programmierfrei konfigurierbar und realisierbar.
Starten Sie einen Workflow zum Anlegen einer Rechnung, direkt aus Outlook per Drag & Drop der eingegangenen Email. Organisieren und Legitimieren Sie Beschaffungsanträge genauso. Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.
Analysieren Sie Prozesslaufzeiten, die Anzahl aufgerufener Instanzen und durchsuchen Sie alle Datenbanken mit intelligenten Vorschlägen einer KI zu Filtern und Perspektiven. So haben Sie immer einen Überblick zum Verlauf Ihrer Unternehmung und justieren, dank der tieferen Einsichten, falls nötig schnell nach.
Unsere Lösung hat eine der höchsten User-Adoption-Scores des Marktes. Durch die integrierte Mehrsprachigkeit des Systems und die Möglichkeit der Erstellung von benutzerdefinierten Berichten, Listen und Designs, bleiben die Daten einheitlich, die Oberfläche passt sich aber immer den Gewohnheiten des Endanwenders an.
Verlieren Sie keine Aufgaben und Prozessinstanzen aus dem Auge durch digitale Laufzeitüberwachung. Auch im Krankheitsfall, bleibt nichts links liegen: durch die automatisierte Vertreterregelung bleibt der Fokus immer beim Teamerfolg.
Zielgruppenspezifische Einblicke und Übersichten aller relevanten Geschäftsprozesse ermöglichen Effizienz ohne die Effektivität aus dem Fokus zu verlieren. Justieren Sie frühzeitig nach und motivieren Sie Stakeholder dank detailreichen Prozessfluss-Analysen.
Ablauf der Umsetzung:
Unsere Arbeit
Ihre Arbeit
Bestandsaufnahme
Bestandsaufnahme
Wir sprechen mit allen nötigen Stakeholdern und führen gemeinsam eine Bestandsaufnahme Ihrer aktueller Geschäftsabläufe und der IT-Umgebung durch. Wie genau funktioniert Ihr Geschäft? – diese Frage möchten wir hier beantworten.
Konfiguration
Konfiguration
Wir installieren die nötige Software und das passende Modul und konfigurieren es passend an die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen um anschließend ein digitales Abbild aller nötigen Geschäftsabläufe und -strukturen zu erstellen.
2. Woche
3. Woche
Umsetzung
Umsetzung
Einfache und schnelle Geschäftsabläufe nützen wenig, wenn diese nicht übernommen und gelebt werden. Hier ist der Top-Down-Ansatz unserer Erfahrung nach der effektivste: Die Führung lebt es vor, die Angestellten übernehmen.
Übergabe
Übergabe
Nachdem das Projekt komplett ausgerollt wurde, kommen wir nach etwas vergangener Zeit wieder und prüfen, ob die durchgeführten Verbesserungen sich auch wirklich langfristig in Ihren Kennzahlen widerspiegeln.
4. Woche
SHIT IS DONE
1. Intelligentes Dokumenten Management System
2. Papierlose Erstellung von Rechnungen, Anträgen & Bewilligungen
3. Möglichkeit der Elektronische Signatur (intern und extern)
4. Digitalisierte Altdokumente in Papierform
5. Integration der Workflows in bestehende Systeme
6. Tiefes Reporting über Entwicklung und Änderungen
… und alles automatisiert und komplett programmierfrei …
