Weshalb digitale Personalprozesse?
Im Laufe seiner Betriebszugehörigkeit initiiert ein Mitarbeiter eine Vielzahl an Prozessen, Anträgen und Freigaben. Ab der Bewerbung und dem Eintritt (was bereits die ersten Prozesse sind) können je nach Funktion und Position ein Abteilungswechsel, Anforderungen von Schulungen und Zugriffsrechten, Urlaubs- und Elternzeitanträge oder Reisekostenabrechnungen, Beispiele sein. Bis hin zur Kündigung und Austritt gibt es also viel Verwaltungsaufwand, den man minimieren kann und sollte.
Weshalb digitale Personalprozesse?
Im Laufe seiner Betriebszugehörigkeit initiiert ein Mitarbeiter eine Vielzahl an Prozessen, Anträgen und Freigaben. Ab der Bewerbung und dem Eintritt (was bereits die ersten Prozesse sind) können je nach Funktion und Position ein Abteilungswechsel, Anforderungen von Schulungen und Zugriffsrechten, Urlaubs- und Elternzeitanträge oder Reisekostenabrechnungen, Beispiele sein. Bis hin zur Kündigung und Austritt gibt es also viel Verwaltungsaufwand, den man minimieren kann und sollte.
Als Personalführung sollte man bei der Umsetzung einer zentralen Umgebung für Mitarbeiter gesondert auf die folgenden Aspekte achten, um langfristige Effizienz zu erreichen:
- Adaption durch Mitarbeiter
- Heterogenität der Rechte, Anforderungen oder Standorte
- Langwierige Freigabeprozesse
- Change Management
- Zugang mit verschiedenen Gerätearten
- Verknüpfung mit anderen (bestehenden) Systemen
Grad der Digitalisierung im Personalwesen
In der vom Kienbaum Institut durchgeführten und veröffentlichten ISM Studie „Digitalisierung @ HR“ zeigen sich eindeutig die nicht genutzten Potentiale der agilen Digitalisierung von Prozessen im Personalwesen. Einige der Sphären haben wir rechts im Diagramm abgebildet.
- Mittelwert (Status quo)
- Mittelwert (Potential)
Sehr schnelle Umsetzung innerhalb unserer operativen Strukturen. Schön, dass solch ein großes Thema langsam ausgerollt, aber schnell umgesetzt ist. So verliert man nicht weiterhin unnötigen Ressourcen und das Unternehmen hat trotzdem Zeit sich an die Digitalisierung zu assimilieren.
Wir fühlen uns gut betreut und schätzen vor allem den direkten und vertrauensvollen Austausch. Für uns zeichnen ehrliche Rückmeldungen und klare Kommunikation eure Berater aus. Auch die Unterstützung bei den organisatorischen Aspekten der Inbetriebnahme war für uns Gold wert.
Wie sieht unsere Lösung aus?
Funktionen des Moduls „Personalwesen“:
Bewerber-
management
Veranlasst alle nötigen Prüfungen und erstellt eine Übersicht der Bewerbungsanforderungen seitens Ihres Unternehmens und Bewerbereingänge. Vereinbart außerdem Termine für Gespräche und Telefonate.
Eintritt und Onboarding
Führt anwenderfreundlich durch alle Schulungen und administrativen Eintrittsprozesse. Veranlasst die Vergabe aller Zugriffsrechte, Hardware und sonstigen Ressourcen termingerecht.
Self Service Desk
Von hier aus können Mitarbeiter alle relevanten Prozesse und Anträge starten und haben jederzeit einen Überblick über den jeweiligen Status. Stammdaten können eingesehen und geändert werden.
Anträge und Formulare
Urlaubsantrag, Vertreterregelung, Bewerber-Management, Reisekostenabrechnung, Angebotsversand, Arbeitszeitnachweise….
Alles einen Klick entfernt. Und komplett inkludiert.
Wechsel
& OffBoarding
Veranlasst den Wechsel aller Zugriffsrechte sowie Arbeitsmaterialien und prüft automatisiert die nötigen Anforderungen bei Änderung der Funktion und/oder Position eines Mitarbeiters oder bei seinem Austritt.
Was sind die Vorteile der Lösung?
Unsere Lösung kombiniert Business Process Modelling (BPM) direkt mit den ausführenden Instanzen, so ist der modellierte Prozess auch direkt einsatzfähig. Wir digitalisieren Ihre Geschäftsabläufe ohne zusätzlichen Programmieraufwand. Den haben bereits andere für Sie übernommen.
Workflow-Engine
Für einen komplikationslos laufendes Tagesgeschäft müssen Sie sich auf Ihre Technik verlassen können. Das ist leicht, wenn man mit einem von Marktbegleitern erprobtem, stabilen System arbeitet, welches budgetgerecht bereits in kleinen und mittelständischen Unternehmungen eingesetzt werden kann.
Workflow-Engine
Für einen komplikationslos laufendes Tagesgeschäft müssen Sie sich auf Ihre Technik verlassen können. Das ist leicht, wenn man mit einem von Marktbegleitern erprobtem, stabilen System arbeitet, welches budgetgerecht bereits in kleinen und mittelständischen Unternehmungen eingesetzt werden kann.
Nutzen Sie die inkludierten und programmierfrei individualisierbaren Oberflächen zur Erstellung von Formularen, Anträgen, Verträgen oder Vollmachten auf allen mobilen Endgeräten und im favorisiertem Webbrowser.
Die verwendete Software unterstützt die Konfiguration und Kommunikation von und mit allen Formen von externen Datenbanken, Web Services und SharePoint-Objekten sehr komfortabel. Denn immer noch ist alles für Sie programmierfrei konfigurierbar und realisierbar.
Die verwendete Software unterstützt die Konfiguration und Kommunikation von und mit allen Formen von externen Datenbanken, Web Services und SharePoint-Objekten sehr komfortabel. Denn immer noch ist alles für Sie programmierfrei konfigurierbar und realisierbar.
Starten Sie einen Workflow zum Anlegen eines Bewerbers, direkt aus Outlook per Drag & Drop der eingegangenen Email. Organisieren und Legitimieren Sie Beschaffungsanträge genauso. Die Lösung unterstützt Sie als Führungspersönlichkeit und Ihre Mitarbeiter.
Analysieren Sie Prozesslaufzeiten, die Anzahl aufgerufener Instanzen und durchsuchen Sie alle Datenbanken mit intelligenten Vorschlägen einer KI zu Filtern und Perspektiven. So haben Sie immer einen Überblick zur Entwicklung Ihrer Mitarbeiter und justieren, falls nötig, schnell nach.
Analysieren Sie Prozesslaufzeiten, die Anzahl aufgerufener Instanzen und durchsuchen Sie alle Datenbanken mit intelligenten Vorschlägen einer KI zu Filtern und Perspektiven. So haben Sie immer einen Überblick zur Entwicklung Ihrer Mitarbeiter und justieren, falls nötig, schnell nach.
Unsere Lösung hat eine der höchsten User-Adoption-Scores des Marktes. Durch die integrierte Mehrsprachigkeit des Systems und die Möglichkeit der Erstellung von benutzerdefinierten Berichten, Listen und Designs, bleiben die Daten einheitlich, die Oberfläche passt sich aber immer den Gewohnheiten des Endanwenders an.
Verlieren Sie keine Aufgaben und Prozessinstanzen aus dem Auge durch digitale Laufzeitüberwachung. Auch im Krankheitsfall, bleibt nichts links liegen: durch die automatisierte Vertreterregelung bleibt der Fokus immer beim Teamerfolg.
Verlieren Sie keine Aufgaben und Prozessinstanzen aus dem Auge durch digitale Laufzeitüberwachung. Auch im Krankheitsfall, bleibt nichts links liegen: durch die automatisierte Vertreterregelung bleibt der Fokus immer beim Teamerfolg.
Zielgruppenspezifische Einblicke und Übersichten aller relevanten Geschäftsprozesse ermöglichen Effizienz ohne die Effektivität aus dem Fokus zu verlieren. Justieren Sie frühzeitig nach und motivieren Sie Stakeholder dank detailreichen Prozessfluss-Analysen.
Ablauf der Umsetzung:
Unsere Arbeit
Ihre Arbeit
Bestandsaufnahme
Bestandsaufnahme
Wir sprechen mit allen nötigen Stakeholdern und führen gemeinsam eine Bestandsaufnahme Ihrer aktueller Geschäftsabläufe im Personalwesen und der IT-Umgebung durch. Wie genau funktioniert Ihre HR-Abteilung aktuell? – diese Frage möchten wir hier beantworten.
Konfiguration
Konfiguration
Wir installieren die nötige Software sowie das passende Modul und konfigurieren es passend an die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen, um anschließend ein digitales Abbild aller nötigen Geschäftsabläufe und -strukturen zu erstellen.
2. Woche
3. Woche
Umsetzung
Umsetzung
Sie rollen die Umsetzung direkt aus oder integrieren sie schrittweise mit POC’s (Proofs of Concept) in verschiedenen Abteilungen. Sie werden schnell merken, dass durch die neugewonnene Effizienz die Mitarbeiter selbst mit Kreativität Weiterentwicklungen durchführen werden um so Ihren Arbeitsalltag im Sinne der Unternehmung zu optimieren.
Übergabe
Übergabe
Nachdem das Projekt komplett ausgerollt wurde, kommen wir nach etwas vergangener Zeit wieder und prüfen, ob die durchgeführten Effizienzsteigerung sich auch wirklich langfristig in Ihren Kennzahlen widerspiegeln.
4. Woche
SHIT IS DONE
1.Bewerbermanagement
2. Digitales Onboarding
3. Anträge für Urlaub, Krankheit, Beschaffung, Rückerstattung, ivm.
4. Alle administrativen Aufgaben für Mitarbeiter als App oder im Browser
5. Schulungsmanagement
6. Tiefes Reporting über Entwicklung und Änderungen
7. Digitales Offboarding
… und alles automatisiert und komplett programmierfrei …
