Success Story

Wie beginnt die Automatisierung von Geschäftsabläufen in Unternehmen? Wie schwer ist es Mitarbeiter davon zu überzeugen, neue, elektronische Systeme zu nutzen und wie groß ist der Einfluss der Anwenderoberfläche in diesem Zusammenhang? Wie kreativ werden Unternehmen beim Benutzen einer BPM Plattform und was sind die Vorteile eine einzuführen?
Wir interessieren uns dafür und sprechen darüber unter anderem mit einem regionalen „Director of IT“ von Südzucker – einem der führenden Zuckerproduzenten in Europa.

Das Unternehmen:

Die Südzucker AG geht auf die Süddeutsche-Zucker-AG zurück, die 1926 aus einem Zusammenschluss von fünf regionalen Zuckerfabriken hervorging. Heute ist sie ein weltweit tätiger deutscher Ernährungskonzern mit 17.000 Mitarbeitern, über 100 Produktionsstätten mehrerer Milliarden Euro Umsatz jährlich. Der Erfolg der Firma wird, laut dem Geschäftsführer, verkörpert durch die interdisziplinäre Kompetenzen, Erfahrungen und soziale Fähigkeiten und das Engagement der Mitarbeiter.

DER Nutzen für Südzucker:

  • Schnelle und programmierfreie Umsetzung neuer digitaler Anwendungen für das Unternehmen
  • Hohe Adaption durch Nutzer durch intuitive (und individualisiertere) Weboberfläche
  • Schnelle Umsetzung von Führungsentscheidungen
  • Minimiertes operatives Risiko, da einfach zu erlernen
  • Integrierte Multilingualität vereinfacht die Internationalisierung
  • Zentralisierung der IT-Umgebung und damit einfachere Wartung der (nur noch wenigen) Systeme
  • Erhöhte Sicherheit des Datenverkehrs und des Speichers
  • Programmierfreie Integration in SharePoint, Microsoft Office
  • Integrierte Resposivität für Mobilgeräte
  • Komplette Nachvollziehbarkeit der Verantwortungen und des Status einzelner Instanzen
  • Compliance-Vorgaben können nicht mehr umgangen werden

Das Interview:

Die Entscheidung ein Dokumenten Management System zu implementieren wird von vielen Unternehmen aufgeschoben, bis es wirklich notwendig wird.
Wie hat es bei Ihnen im Unternehmen angefangen?

Dokumenten Management ist ein weit umfassender Begriff. Die Wahrheit ist, wir haben mehrere Dokumenten Management Systeme. Das Epizentrum baut sich um die Rechnungslegung herum, aber wir haben auch Geschäftsreisen-System und etwas, dass wir „Central Document Repository“ nennen. Außerdem haben wir einige abgekapselte Abläufe die sich durch spezifische Anforderungen einzelner Abteilungen entwickelt haben.

Wir starteten mit unseren eigenen Anwendungen zum Automatisieren von Urlaubsanträgen. Damals, als Sharepoint 2007 auf den Markt kam, entschieden wir uns für das Selbige zur weiteren Prozessautomatisierung. Was mich von der Microsoft Plattform überzeugte, war die Idee einer einzelnen Plattform für Angestellte mit Zugang zu allen nötigen Informationen. Ich glaubte an Sharepoint als Lösung und das war die richtige Entscheidung.

Es kommt oft vor, dass die Implementierung eines DMS Widerstände hervorruft, speziell bei den Angestellten und Abteilungen die stark an die Arbeit mit Papierdokumenten gewohnt sind. Wie schwer war es Mitarbeiter bei Südzucker vom neuen System zu überzeugen?

Erstaunlicherweise, hat es für unsere Mitarbeiter nicht lange gedauert sich auf das neue System einzustellen und die neue Art Aufgaben des Tagesgeschäfts abzuarbeiten sogar zu mögen. Wieso? Wahrscheinlich einfach, weil es Ihnen das Leben erleichterte. Als Beispiel die Urlaubsanträge: Sie können direkt einsehen wie viele Urlaubstage Sie noch offen haben, ohne direkt Kontakt mit der Personalverwaltung aufzunehmen und auf Antworten warten zu müssen. Die Angst vor der Notwendigkeit einen Computer zu verwenden wurde schnell durch die Vorteile der neuen Lösung ersetzt.

Das hat sicherlich dazu beigetragen auch andere Prozesse zu automatisieren. Wie sind Sie ab diesen Punkt weiter vorgegangen?

Der spezifischen Unternehmensstruktur entsprechend, entschieden wir uns, dass wir auch automatische Kosten- und Rechnungsprozesse – integriert in Sharepoint – benötigen. Irgendwann haben wir 20 Tochtergesellschaften fusioniert und ein zentrales Buchhaltungscenter aufgebaut. Diese Situation verkomplizierte die Geschäftsabläufe mit Dokumenten.

Inwiefern?

Es gab Situationen wo einzelne Rechnungen durch 4 Tochterunternehmen wandern musste, um den Prozess zu beenden. All das postalisch, Sie können sich vorstellen was für ein organisatorischer Albtraum das war. Der Prozess brauchte eine halbe Ewigkeit und das Risiko Dokumente zu verlieren oder zu beschädigen war signifikant.

Zusätzliche kam es vor, dass Dokumente auf dem Weg einbehalten wurden, was die ganze Sache verzögerte. Wir haben zum Glück schnell verstanden, dass wir so nicht weiter machen konnten und starteten nach den Urlaubsanträgen damit, die Situation zu optimieren. Nach 6 Monaten war die Lösung fertig, nach weiteren 6 wurde das System im gesamten Konzern ausgerollt. Das Ziel war, den benötigten Zeitaufwand für den Versand der Dokumente zu minimieren und die Sicherheit zu verbessern.

Welche Vorteile haben Sie, aus Unternehmenssicht, erwartet?

Zunächst einmal, in den Rechnungsprozessen Zeit zu sparen. Außerdem war es uns wichtig mehr Kontrolle über die einzelnen Schritte des Prozesses zu erhalten. Aktuell werden Rechnungen zu einem zentralen Ort versandt und anschließend im gescannt und im System registriert. Das erlaubt uns zu jedem Zeitpunkt nachzuvollziehen wo ein Dokument (in elektronischer Form) aufzufinden ist und wer dafür verantwortlich ist. Wir haben komplette Kontrolle und alles Läuft wie am Schnürchen.

Wie viele Angestellte nutzen das System?

Aktuell wird das Intranet von ungefähr 400 Mitarbeitern genutzt, aber wir planen bereits jedem einzelnen Mitarbeiter Zugang zum System zu ermöglichen. Wir möchten Touchscreens in den Produktionshallen integrieren. Und damit jedem erlauben einige der Funktionalitäten, wie zum Beispiel sich per Chipkarte zu identifizieren und einen Urlaubsantrag stellen, zu nutzen.

Während der Implementierung haben Sie sich stark auf das Interface fokussiert.
Wieso war das so wichtig für Sie?

Das Interface ist einer der wichtigsten Faktoren, um ein Projekt dass ein neues IT System implementiert erfolgreich abzuschließen. Skype ist hier ein gutes Beispiel. Es hat alle erwünschten Funktionen, man kann einfach damit umgehen und es wird regelmäßig von 100 Millionen Menschen auf der ganzen Welt genutzt. Deshalb entschieden wir uns für Webcon Business Process Suite auf Sharepoint-Basis und fokussierten uns dabei so stark auf das Interface für den Endanwender.

Wir brauchten ein homogenes, intuitiv bedienbares und einfaches System. Was auch hilfreich war: die automatische Befüllung von einzelnen Formularfelder, Tooltips und Gebrauchsanweisungen direkt integriert in die jeweilige Seite auf dem Bildschirm. Wir sind froh, eine solche Lösung gefunden zu haben. Die Leute wollen sie wirklich nutzen und die Anzahl gemachter Fehler wird automatisch minimiert.

Wie hat das die User Experience beeinflusst?

Aktuell kann das System von Nutzern mit sehr wenig oder sogar keiner Erfahrung mit Computern genutzt werden, was gerade in der Produktion öfters vorkommt. Das Web-Interface, dass in Sharepoint verwendet wird, benötigt keine Schulungen oder Training. Das System führt und informiert den Nutzer in jedem Schritt des Prozesses, also gibt es keine wirkliche Möglichkeit mehr, nicht zu wissen was man tut. Tooltips und Anweisungen sind in diesem Zusammenhang sehr hilfreich.

Was waren die Vorteile nur eine Plattform für mehrere Prozessautomatisierungen zu nutzen aus der Perspektive der Verwaltung von IT-Systemen?

Es ist definitiv einfacher so ein System zu verwalten und die Vorteile sind fast augenblicklich spürbar. Wenn Sie mehrere spezialisierte Anwendungen haben, kommen immer wieder Probleme mit Updates und Kompatibilität auf den Tisch. Außerdem sehen sich die Firmen manchmal gezwungen zusätzliche Module zu erwerben, damit alles funktioniert wie gewollt. Bei Ihnen hatten wir die Möglichkeit, diese einfach selbst zu entwickeln oder wenn es zeitlich eng wurde, auch auf die fertigen Unterstützungsmodule zurückzugreifen.
Wenn man nur ein flexibles System nutzt, kommt es also erst gar nicht zu solchen Problemen. Updates werden nur für eine Plattform durchgeführt und alle Nutzer haben automatisch dieselbe Version, was ein weiterer Vorteil des Webinterface ist. Und die anfallenden Kosten sind direkt in den Anschaffungskosten dabei. Es gibt kein Risiko Daten zu verlieren, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter den Computer beschädigt, wie es oft bei Einzelplatzlösungen der Fall ist.

Wenn wir von Kosten sprechen möchten, denke ich, hängt vieles von der Strategie der Unternehmung ab. Aus kurzfristiger Sicht ist die Anschaffung von mehreren spezialisierten Einzellösungen vielleicht sogar günstiger – unter anderem auch weil vielleicht nicht das gesamte Spektrum der Funktionalitäten einer zentralen Lösung direkt zum Einsatz kommen. Wenn man die Situation aber aus einer langfristig ausgerichteten Perspektive betrachtet, ist das Investment in eine komplette Plattform profitabler. Es entstehen keine Integrationskosten, keine zusätzlichen Module müssen erworben oder Spezialisten zur Verwaltung von jeder einzelnen Lösung angestellt werden.
Bei uns nutzen wir aktuell nur 2 Systeme: Microsoft Sharepoint – natürlich in Verbindung mit Webcon BPS – und Microsoft Dynamics AX. Das war’s. Und wir haben letzten Jahr geprüft, ob Angestellte andere Software auf den Computern installieren. Die Wahrheit ist: das tun sie nicht. Fast alles was sie benötigen ist nun aus dem Intranet zugänglich. Das macht die Verwaltung und Instandhaltung sehr viel einfacher. Nicht nur im täglichen Routineablauf sondern auch in Notfallsituationen.

Hat die Implementierung eines BPM-Systems mit der Funktion zum elektronischen Dokumenten Management der Unternehmung ermöglicht den Papierverbrauch zu reduzieren?

Definitiv. Wir lagern die meisten Dokumente in elektronischer Form in unserem Central Document Repository. Dokumente dem System zuzuführen ist viel schneller als das traditionelle Lochen und in Dokumentenordnern Abheften. Von der Suche nach den Dokumenten mal ganz zu schweigen. Die Plattform ist so simpel, dass das Hinzufügen von Dokumenten kaum bemerkbar ist für den Nutzer. Wenn die Alternative aus Schubladen voller Papier und Katalogen mit nur für den Autor ersichtlicher Logik besteht, fällt die Entscheidung einem sehr einfach.

Zusätzlich zum klassischen Dokumenten Management und zur Prozessautomatisierung wird die Lösung bei Ihnen auch als interne Auktionsplattform genutzt. Sowas hatten wir bisher bei keinem unserer Kunden. Können Sie mir da mehr zu erzählen? Wie kamen Sie auf die Idee, wie wurde Sie umgesetzt und was sind die Vorteile?

Eine internes Auktionsplattform ist insbesondere hilfreich, wenn das Unternehmen sich entscheidet aktuelles Equipment mit neuem zu ersetzen. Vor kurzem haben wir 50 neue Computer angeschafft. Das bringt natürlich die Frage auf, was mit den alten Modellen passieren soll. Sie in einem Lager zu halten, bis sie wirklich alt und entsprechend wertlos sind? Die Hardware ist noch mehr als gut genug für die Heimnutzung, also entschieden wir uns diese an unsere Angestellten mit großem Rabatt zu weiterzuverkaufen.

Beide Seiten profitieren davon. Angestellte kaufen Equipment – also Computer, Autos, Möbel, Office-Accessoires, und so weiter – zu niedrigen Preisen und die Unternehmung muss diese nicht lagern oder sich darum kümmern, sie extern zu vertreiben.
Die Plattform selbst ähnelt sehr stark dem Modell von eBay, aber mit einigen kleinen aber signifikanten Unterschieden. Jeder Angestellte kann nur ein Gebot abgeben und das Auktionsende wird immer nur geschätzt, aber nicht fest definiert. So verschwenden die Leute nicht zu viel Zeit damit den besten Deal zu erlangen. Das System verhindert außerdem den Missbrauch durch die Möglichkeit eines Administrators die Historie der Auktion und alle entsprechenden Änderungen detailliert einzusehen. Die Hauptregel heißt: das höchste Gebot gewinnt. Die Auktionsplattform konnte nur dank der hohen Flexibilität und vielfältigen Funktionalität von Webcon Business Process Suite realisiert werden.

Ihr Unternehmen nutzt auch die OCR-Funktionalität nun bereits seit einigen Jahren. Wie setzen diese ein, was sind die Vorteile und würden Sie es empfehlen?

OCR [Optical Character Recognition] ist mit Sicherheit empfehlenswert. Es erlaubt die komplette Digitalisierung von Post und Dokumenten und anschließend eine Volltext- und Keyword-Suche. Das macht unser Leben um einiges einfacher. In unserem Central Document Repository wird OCR auf zwei Arten genutzt. Zu Geschäftszeiten werden die Dokumente mit zusätzlichen Barcodes gescannt. Außerhalb der Geschäftszeiten werden die Dokumente dann durch Volltextscans des OCR geführt, damit am nächsten Tag jedes einzelne Wort des Inhalts wiedergefunden werden können.
Ursprünglich nutzten wir für den Rechnungseingang die Software Kofax, die tolle Scanfunktionalitäten bietet, aber nicht direkt in unsere Strategie passte, unser IT Systeme auf Web Interfaces zu stützen. Wir mussten zusätzliche Investitionen tätigen für die Integration mit Sharepoint, einen separaten Server aufsetzen und das Personal – Anwender und Administratoren – zusätzlich schulen, ganz zu schweigen von den Kosten für die Anschaffung und die Instandhaltung.

Irgendwann schloss unser Zulieferer – bedingt durch eine Restrukturierung – seine Büros in unserer Region, was die Kommunikation und den Support erschwerte. Trotz der Tatsache, dass mir eine funktionierende Software hatten, schauten wir uns nach Alternativen um, denn wir wussten, dass wenn etwas schiefläuft, die Auswirkung für uns sehr gefährlich werden könnten. Schlussendlich entschieden wir uns auch hier auf Webcon BPS umzusteigen. Die Integration mit Sharepoint lief problemfrei ab, was unsere höchste Priorität war. Auch der Fakt, dass wir für Support immer noch nur einen Lieferanten kontaktieren müssen war überzeugend. Ich denke wir haben eine gute Entscheidung mit diesem Wechsel gefällt. Für unsere Administratoren ist es einfacher das gesamte System zu managen und Endanwender haben alles benötigte auf einem einzelnen Bildschirm in einer Anwendung.

Was sind die wichtigsten Faktoren die man bei der Auswahl einer BPM-Plattform in Betracht ziehen sollte?

Zunächst die Flexibilität des Systems. Es ist entscheidend die Möglichkeit zu haben schnelle Modifikationen im System einfach an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Außerdem sollten alle Anpassungen vom internen IT-Department durchgeführt werden können, das spart signifikant Zeit und Geld. Meiner Erfahrung nach braucht ein durchschnittlicher IT Spezialist nur 1-2 Tage Training, um in der Lage zu sein, neue Geschäftsabläufe zu modellieren und damit zu digitalisieren.

Wer sollte bei der Entscheidungsfindung zu so einer Investition involviert werden und wer sollte bei der Implementierung anwesend sein?

Die Entscheidung sollte von der IT-Abteilung gefällt werden, die den Bedarf der Unternehmung kennt und entsprechend bestimmen kann, ob eine Lösung diesen Bedarf decken kann. Am Ende des Tages werden IT Spezialisten dafür verantwortlich sein das System zu verwalten. Diese sollten dann auch zwischen fokussierten Einzelanwendungen und komplexen, flexiblen Systemen entscheiden.

Implementierung ist da eine andere Geschichte. Da benötigt man Endanwender, um Ihnen zu vermitteln welche Vorteile sie haben und Verantwortung für generierte Effekte zu übertragen. Webcon BPS hat da einen großen Vorteil: Im Falle von falschen Annahmen [im designten Prozess], können auch solche Mitarbeiter mit wenig Erfahrung schnell Korrekturen und Modifikationen durchführen, um den Prozess in gewünschter Form zum Laufen zu bringen.

Mindestens genauso wichtig ist die Integrationsfähigkeit mit anderen Systemen, um einen Datenaustausch mit externen Quellen zu ermöglichen. Ebenfalls sollte man nicht die Rolle des Supports unterschätzen. Nicht nur im Sinne von Updates, Patches und technischer Assistenz, sondern auch im Sinne der Weiterentwicklung des Systems mit neuen Funktionalitäten und Möglichkeiten. Offenheit für Kundenvorschläge und der Umsetzungswille der selbigen ist ein signifikanter Faktor bei der Wahl eines Zulieferers für Software.
Last, but not least, ist die Performance des Systems. Wenn das System langsam arbeitet, wird es die Arbeit erschweren und nicht erleichtern. Deshalb ist es wichtig eine Plattform zu nutzen die Anwenderanforderungen schnell nachkommen kann.

Unserer Erfahrung nach ist Change Management ausschlaggebend bei der Implementierung einer BPM-Plattform.
Wie sehen Sie das?

Es ist unglaublich wichtig! In der heutigen Zeit kann der Bedarf der Anwender, genauso wie die Geschäftsabläufe selbst, sich sehr schnell ändern und entwickeln. Zudem kreieren Unternehmen öfters Geschäftsabläufe, die nicht so funktionieren wie geplant. Entsprechend werden Anpassungen notwendig. Wenn man mit fokussierten Einzelanwendungen arbeitet, ist die Umsetzung von Änderungen meist teuer, langwierig und benötigt externe Unterstützung. Wobei flexible BPM-Plattformen Modifikationen schnell und innerhalb der IT-Abteilung ermöglichen.

Lassen Sie mich da ein Beispiel erläutern: Eines Tages fragte unser Qualitätsmanagement einen Workflow zur Kontrolle der Spülkästen an. Klingt zunächst einmal trivial, aber es wurde sehr schnell ersichtlich, dass die Applikation von Grund auf neu aufzubauen sehr aufwendig und definitiv nicht profitabel wäre. Wir entschieden uns für einen Workflow in Webcon BPS. Nach einem Tag hatten wir einen einfachen Prozess und konnten diesen bereits implementieren. Einige meiner Kolleggen aus anderen Firmen beneiden mich um die Flexibilität und Einfachheit genau dieses Beispiels, wenn ich Ihnen davon erzähle, da sie massiv mehr Zeit zur Entwicklung sowie Implementierung von den simpelsten Anwendungen investieren müssen. Währenddessen sind unsere Mitarbeiter super zufrieden mit der Anwendung und freuen sich über den einfachen Arbeitsstil.

Wieso haben Sie sich für Webcon Business Process Suite und unsere Unterstützungsmodulen entschieden?

Wir haben einige andere Alternativsysteme zur Workflow-Erstellung in Betracht gezogen, aber was uns bei Webcon überzeugt hat, ist die Flexibilität, das Nutzer- und gleichzeitig Administratorfreundliche Interface (was selten beides zutrifft) und die Entwicklungsmöglichkeiten. Die positive Meinung der Sharepoint-Community, die das große Potential der Plattform bewarben, hatte auch einen großen Einfluss.

Ich erinnere mich einen Freund gefragt zu haben wie lange er braucht einen bestimmten Geschäftsablauf in Sharepoint zu realisieren. Er sagte: „Im ersten Fall circa eine Woche. In Webcon 1-2 Tage um es komplett zum Laufen zu bringen.“ Diese klare Message hat mich dann am Ende final umgestimmt. Wenn wir uns 3 Tage sparen können, bei einem simplen Prozess, dann haben wir die Lösung gefunden.

Wenn man in Betracht zieht, dass die Anforderungen des Unternehmens stetig wachsen und die Anwender entsprechend immer mehr Fortschritt verlangen werden, haben wir die Plattform gewählt die diesen Erwartungen entspricht und das Leben der IT Abteilung leichter macht. Am Ende geht es darum, möglichst wenig Zeit zu investieren um Modifikationen umzusetzen, dem Unternehmen ermöglichen effizient zu arbeiten und den Mitarbeitern ein System zu geben, dass keine Schulungen oder konstanten IT-Support benötigt.

Vielen Dank für Ihre Zeit.

Ich danke euch für die tolle Unterstützung und Zusammenarbeit. Gerne wieder!